MEC vergibt Facility Management Aufträge in Höhe von 45 Mio. Euro

Die MEC METRO-ECE Centermanagement hat 2013 die Facility Management Leistungen für 32 Center mit einem Gesamtwert von 15 Mio. Euro pro Jahr neu ausgeschrieben und vergeben. Das Ergebnis ist eine Senkung der FM-Kosten um 4% über die ausgeschriebenen 32 Standorte hinweg bei gleichzeitig qualitativ besseren Leistungen durch die neuen FM-Dienstleister. Insgesamt fünf Dienstleister setzten sich bei der Ausschreibung durch. WISAG Facility Service, Gegenbauer, Dorfner, Dr. Sasse und b.i.g. zeichnen für die nächsten drei Jahre für das technische und infrastrukturelle Facility Management in den Centern verantwortlich.

Transparenz und Vergleichbarkeit im Fokus
Anfang des Jahres begann die MEC mit der Vorbereitung des Konzepts für die Ausschreibung und Vergabe. Für jeden Standort wurden zunächst detaillierte Kataster über alle benötigten Leistungen angelegt. Die Ausschreibung erfolgte anschließend auf Basis der einzelnen Standorte, wobei die Center in insgesamt 12 Lose eingeteilt wurden.
„Ziel der Ausschreibung war eine einheitliche Bewirtschaftung aller durch die MEC betreuten Standorte. Die Steigerung der Qualität ging dabei mit einer Senkung der Kosten einher. Zudem wurde die Transparenz deutlich erhöht, Kosten planbar gemacht und Benchmarks über alle Gewerke und Standorte möglich“, erläutert der CFO der MEC, Jann Robert.
Die Anforderungen an die neuen Dienstleister wurden erstmals nicht aus Sicht des Verrichtenden beschrieben, sondern als messbare Ergebnisse mit einem mehrstufig integrierten Qualitätsmesssystem, das bei Verstößen auch Sanktionen nach sich ziehen kann. Die MEC nahm somit einen Wechsel von einem leistungsorientierten System zu einem ergebnisorientierten System mit einer klaren Betreiberverantwortung vor. Zusätzlich wurde ein fester Kostenrahmen unter Berücksichtigung von Regel-, Zusatz- und Projektleistungen definiert. „Um wirkliche Transparenz und Vergleichbarkeit der Angebote zu erzielen, musste jeder Bieter seine Kalkulationsdetails bis in die Tiefe offenlegen, also beispielweise Stundensätze und Materialaufwand“, beschreibt der COO der MEC Christian Schröder, das Vorgehen. In einem langwierigen und intensiven Verfahren, das bis zu fünf Runden dauerte, prüfte die MEC die Angebotsdetails, u. a. durch Querchecks und Vergleich von Einkaufspreisen.

Planungssicherheit und Standardisierung für Eigentümer und Investoren
Die ergebnisorientierte Leistungsbeschreibung bietet viele Vorteile für die einzelnen Beteiligten. Die MEC hat auf Seiten des Dienstleisters nur noch einen Objektmanager, der für die technischen und infrastrukturellen FM-Leistungen verantwortlich zeichnet. Das neue Konzept ermöglicht eine kontrollierte und standardisierte Steuerung der FM-Leistungen für alle von der MEC gemanagten Center. „Die festgelegten Qualitätsstandards und Verfahren sind schnell umsetzbar und können auch auf alle zukünftigen Standorte der MEC übertragen werden. Denn ein qualitativ hochwertiges Facility Management steigert nicht nur die Aufenthaltsqualität und Sicherheit für die Besucher, sondern sichert auch den Werterhalt des Objekts – und das dürfte im Interesse jedes Eigentümers sein“, erläutert Jann Robert.